Výkon činnosti odborně způsobilé osoby k zajišťování úkolů v prevenci rizik nebo v PO, případně technika PO, je z velké části administrativního charakteru, neboť zpracování různé dokumentace je velmi podstatnou částí jejich povinností. Úroveň jejich profesionálního výkonu neovlivňuje jen kvalita obsahu zpracovaných dokumentů, ale též i forma jejich zpracování – formální úprava. Znalost pravidel formální úpravy dokumentů je tak přidanou hodnotou jejich kvalifikace.
Při zpracování rozsáhlejších dokumentů (zprávy, hlášení, posudky apod.) by měla být dodržena základní typografická pravidla:
- na každé stránce musí být stejný počet řádků (první a poslední řádky na jednotlivých stranách musí být zároveň, nikoliv například v důsledku vloženého obrázku posunuté o půl řádku), výjimku mohou tvořit pouze první stránky kapitol,
- pokud na prvních stránkách jednotlivých oddílů (kapitol apod.) text začíná záměrně níže než na dalších stránkách, musí být tyto odrážky na úvodních stránkách jednotlivých oddílů v celém dokumentu stejné,
- stránka nesmí začínat poslední řádkou odstavce,
- poslední řádkou na stránce nesmí být první řádka odstavce,
- poslední stránka kapitoly nemá obsahovat méně než pět řádků.
Při formátování textu nesmí dojít k tomu, aby mezislovní mezery vytvářily tzv. řeku – mezislovní mezery nad sebou vytváří jakési koryto řeky přes několik řádků.
Také pro umístění obrázků platí určitá pravidla. Především hrany obrázků nemají přesahovat šířku a výšku textu, tedy ani částečně nemají být mimo plochu textového sloupce stránky. Pokud je obrázek užší než text a je jím obtékán, umisťuje se k vnějšímu okraji textu (tzn., že při tisku pouze na jednu stranu papíru vpravo). Má-li výjev na obrázku nějaké směrování, například boční pohled osoby, má být do stránky. Není-li textem obtékán, umisťuje se do horizontálního středu textu. Je-li na stránce více obrázků užších než text, pokud je to možné, umisťuje se větší obrázek pod menší. Je-li obrázek na celou šířku textu, umisťuje se tak, aby nad ním byl menší počet řádků než pod ním. Celostránkové obrázky orientované příčně na řádky textu se vždy umisťují hořejším okrajem na levou stranu a spodním, případně popisem, na stranu pravou (bez ohledu na to, je-li prováděn tisk dokumentu jen na jednu nebo na obě strány papíru).
Pro umístění a provedení tabulek platí, že v případě pokračuje-li tabulka na více stránkách, uvádí se hlavička vždy znovu na každé z nich.
Zarovnání textu do odstavců
Při psaní textu je možné zvolit zarovnání odstavce do bloku (nutno používat rozdělovací znaménko, aby nevznikaly řeky), případně na levý okraj. První řádek odstavce může být zarovnán na levou svislici odstavce nebo odražen na odstavcovou zarážku. Ta musí být v celém dokumentu stejně veliká (je vhodné volit v šíři jednoho až tří velkých M). Poslední řádek odstavce má být delší než odstavcová zarážka prvního řádku následujícího odstavce.
Zarovnání na odstavcovou zarážku se však v takto zarovnávaném textu neprovádí u všech jeho odstavců. Nezarovnává se tak odstavec, který následuje za titulkem a odstavec po mezititulku (dílčí titulek v průběhu textu). V těchto případech se první řádek odstavce zarovnává na levou svislici odstavce. Ostatní odstavce se zarovnávají na jednotnou odstavcovou zarážku.
Některá pravidla pro psaní textu
Při psaní textu je důležité důsledně dodržovat používání nepřerušující mezery u jednoznakových předložek (k, K, s, S, v, V, z, Z, o, O) nebo spojek I a A (malé „a“ může na konci řádku zůstat), mezi čísly a měrovými jednotkami, uvnitř čísel, uvnitř zkráceného názvu (například „tab. 7“) atd.
Pro vyznačení uvozovek je nepřijatelné použít znak pro palce (″). Pro psaní značky stupeň (°) se používá speciální znak, nikoliv malé „o“ zapsané jako exponent. Dvojtečka ve vyjádření poměru se píše oddělená z obou stran mezerami. Vhodné je použít nepřerušující mezeru. Při psaní sportovních výsledků se však mezery nepíší.
V běžném textu, pokud to jde, se čísla vypisují. Víceciferná lze psát i pomocí číslic. Dále platí, že věta by neměla začínat číslicí. Římské číslice se v sestavách zarovnávají podle pravého okraje nejširšího čísla. Čísla mají být vypisována celá, nikoliv kombinována se slovy – například 5 mil. U peněžních jednotek se značka uvádí za číselnou hodnotu. Výjimku tvoří případy, kdy je vyjádřena hodnota s desetinným číslem. Vyjádření celé hodnoty s pomlčkou je přípustné pouze u peněžních jednotek. U ostatních se použijí nuly. V sestavách se čísla řadí pod sebe podle řádů. Přídavná jména tvořená z číslovek se píší bez spojovníku.
Typografická pravidla při členění textů požadují označení nadpisů na jednotlivých úrovních v tomto pořadí – římská čísla, velká písmena, arabské číslice a malá písmena abecedy. Pro nižší stupně je možné použít pomlčky, případně jiné znaky. Pravidla umožňují využít i desetinné třídění (1.1, 1.2, 1.2.1, 1.3 atd.). To se v praxi využívá častěji, neboť uspořádání textu je tak více přehledné a lépe se odkazuje na jednotlivé části.
V úpravě výčtů platí dvě možnosti. Pokud se jedná o nevětné položky, píší se s malým počátečním písmenem a oddělují se čárkou. Za poslední se píše tečka. V případě, že jednotlivé položky tvoří věty, píší se s velkým počátečním písmenem a s tečkou na konci v každé jednotlivé položce.
Pokud v rámci zpracovaného dokumentu bylo citováno z jiných zdrojů, nemělo by se zapomenout na uvedení bibliografických citací.
Tolik jen to nejzákladnější z pravidel pro formální úpravu textů. Další, například pro psaní dopisů, e-mailů, pro tvorbu tabulek, můžete nalézt v ČSN 01 6910:2014 Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory. Také v ní naleznete informace k přípravě textů pro další zpracování v grafickém průmyslu, nakladatelstvím a vydavatelstvích.
2017-01-31
