Doba uchování (skartační lhůta) dokumentů BOZP a PO (například záznamů o úrazech, prezenčních listin školení), pokud nejsou účetními doklady nebo záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, není, až na níže uvedené výjimky, žádným právním předpisem stanovena. Pokud však obsahují osobní údaje, je nutné zohlednit požadavky na zajištění souladu s GDPR (zásada omezení uložení).
V souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, je jen na zaměstnavateli, pokud se na něj zákon vztahuje, jak dlouhou lhůtu pro jejich uchování si stanoví. Po uplynutí této lhůty zajistí provedení jejich řádné skartace a poté i jejich fyzickou likvidaci.
Zaměstnavatel, na kterého se zákon nevztahuje, jakož i OSVČ, by měly postupovat obdobně. Nejsou k tomu však vázáni právním předpisem. Nesmí se však zapomínat na výjimky.
Lhůty stanovené právními a ostatními předpisy
V § 40 zákona č. 258/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, je upraveno vedení evidence výkonu rizikové práce. Součástí je i stanovení doby, po kterou musí být evidence uložena od doby ukončení expozice. Základní doba je deset let. V případech práce:
- s chemickými karcinogeny nebo mutageny stanovenými zvláštním právním předpisem,
- s azbestem,
- v riziku fibrogenního prachu,
- s biologickými činiteli, které mohou vyvolat latentní onemocnění, onemocnění, která mají velmi dlouhou inkubační dobu nebo způsobují onemocnění, která se opakovaně projevují remisemi či mohou mít závažné následky,
je lhůta stanovena na čtyřicet let.
Dále výše uvedený právní předpis upravuje lhůtu uchování písemného záznamu o provedení školení a proškolení zaměstnanců, kteří vykonávají jednotlivé činnosti v rámci nakládání s nebezpečnými chemickými látkami a chemickými směsmi, které mají přiřazenu třídu nebezpečnosti akutní toxicita kategorie 1 nebo 2. Právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba je povinna jej uchovávat po dobu 3 let (§ 44a odst. 6 uvedeného zákona).
Třetí lhůtou ustanovenou tímto předpisem (§ 44a odst. 8) je lhůta pro evidenci nebezpečných chemických látek a chemických směsí, které mají přiřazenu třídu nebezpečnosti akutní toxicita kategorie 1 nebo 2. Je stanovena na 5 let po dosažení nulového stavu zásob.
Dokumentace o provedené revizi elektrického zařízení má být uchována do příští revize stejného rozsahu, vyjma případu, jedná-li se o výchozí revizi, nebo nejsou-li odstraněny závady zjištěné ve starší revizi (uchovávat do doby jejich odstranění). Výchozí revize se uchovává po celou dobu existence zařízení (čl. 6.4.1 a 6.4.2 ČSN 33 1500).
Provozní deník a zápisy o odborných prohlídkách kotelny mají být uchovány po dobu nejméně tří let [§ 12 písm. l) vyhlášky č. 91/1993 Sb.]
Na dokumenty se mohou vztahovat i lhůty uvedené v jiných předpisech než řešících BOZP. Může se jednat například o lhůtu stanovenou pro účetní doklady (5 let [§ 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb.]) nebo o záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, kde je stanovena lhůta 30 let (záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání – § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů – jedná se o jeden výtisk uložení k tomuto účelu, např. ve mzdové účtárně).
2021-02-06
