specialista bezpečnosti práce a požární ochrany

Pravidla pro používání razítek a podepisování dokumentů

Obecně neexistuje zákonná povinnost používat razítko. Avšak při jeho použití by měla být dodržena určitá pravidla. Některá jsou závazná, jiná jen tzv. zvyková, jež postupně vznikala v průběhu času a jejichž dodržování se považuje za profesionální přístup k tvorbě dokumentů.

Tvar razítka a jeho další náležitosti

Žádný právní, ani jiný, předpis neomezuje držitele razítka, jaký tvar jeho razítko má mít. Může tedy být klasického tvaru (obdélníkové [podélné], kruhové [kulaté]) nebo atypického (například elipsovité, trojúhelníkové či čtvercové). Nedoporučuje se, aby mělo tvar shodný se specifickým tvarem loga.

Na významnost razítka nemá jeho tvar vliv. Všechny tvary jsou si z tohoto pohledu rovny. Mnohdy však je kulaté razítko, které již jen z důvodu tvaru je považováno za úřední, tedy mající vyšší vážnost, mylně považováno za nadřazené podélnému. Tento tvar razítku nepropůjčuje větší význam, ale pouze jej podle tzv. zvykového pravidla předurčuje k použití na významnějších dokumentech. Přitom však, bude-li na nich použito razítko podélné, má listina, jakož i razítko, právní význam stejný. Rozdíl je pouze v úrovni kultury zpracování dokumentu.

Obdobně to platí o barvě otisku razítka. Žádný předpis nestanovuje, že některá barva značí větší významnost razítka. Přesto v povědomí lidí existuje jistá hierarchie – modrá a černá barva jsou na stejné úrovni, zelená je významnější a červená nejvýznamnější. To má svůj původ v používání pečetí, resp. používání různých barev pečetního vosku.

V jednom případě je však důležité dodržet správnou barvu otisku razítka. Jedná se o otisky razítek na poštovní obálku. Adresa odesílatele může být uvedena otiskem razítka. Pouze však černé barvy. Stejně to platí pro údaje o způsobu vypravení a doručení (Doporučeně, Letecky, Do vlastních rukou atd.).

Držitel razítka také není omezen v tom, zda si nechá zhotovit razítko orámované nebo neorámované. Uvádí se, že orámované razítko vyjadřuje ohraničenost, uzavřenost vůči vnějšímu světu. Proto se doporučuje, aby firmy, které nabízejí své služby nebo zboží, používaly razítka neorámovaná, zdůrazňující tak svou otevřenost ke klientům (rozhodnutí je však plně na nich). Naopak u orámovaného razítka rámeček prý zlepšuje kvalitu otisku. Také užití dalších prvků, jejich uspořádání, velikost a druh (font) použitého písma (vhodnější je bezpatkové), to vše, až na jednu výjimku uvedenou dále, je zcela na libovůli držitele razítka.

Kulatá razítka mají být vždy na obvodu ohraničena (orámována). Mohou být ohraničena i pod textem, který je uveden po obvodu razítka, ale většinou se to nepoužívá. Tento text nemá být psán v jednom celku po celém obvodu, ale má být rozdělen do dvou půlkruhů, aby byl snáze čitelný po otisku razítka. Ve středu razítka muže být uvedeno cokoliv, například číslo odborné způsobilosti odborně způsobilé osoby, logo firmy, kromě jedné výjimky.

Závazné požadavky na razítko

Pro tvorbu firemního razítka existují některá omezení. Obecně lze říci, že nesmějí být kulaté se státním znakem uprostřed. Budeme-li to specifikovat, tak jejich razítko nesmí splňovat požadavky uvedené pro:

  • úřední razítko (zákon č. 352/2001 Sb., ve znění pozdějších předpisů) – kulaté razítko o některém v právním předpise stanoveném průměrů s malým státním znakem uprostřed,
  • tzv. autorizační razítko (zákon č. 360/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů),
  • razítko odpovědného řešitele geologických prací (zákon č. 62/1988 Sb., ve znění pozdějších předpisů).

Vždy se jedná o razítko se státním znakem České republiky. Tato razítka mají „vyšší váhu“, tedy významnost, oproti všem ostatním razítkům (tato razítka jsou významově nadřazena nejen podélným razítkům). Není rozhodující tvar razítka, ani barva jeho otisku, ale oprávněnost použít v razítku státní znak.

Pravidla pro použití kulatého razítka

Chcete-li při výkonu své činnosti používat kulaté razítko, měli byste jej použít pouze na dokumenty osvědčující důležité skutečnosti (je však možné na nich použít i podélné razítko). Jedná se například o odborná stanoviska, o osvědčení o absolvování školení.

Kulaté razítko, pokud pro něj není na tiskopisu nebo formuláři předtiskem stanoveno místo (označeno „L. S.“; „MR“; kroužkem), se umísťuje do horizontálního středu dokumentu. Musí být otištěno rovně, tak, aby text uvedený po jeho obvodu byl dobře čitelný bez potřeby natáčet papír. Podpis se umisťuje k pravému okraji dokumentu do výše spodního okraje razítka nebo o něco níže (podepisují-li dokument dvě osoby, k levému okraji se podepíše osoba významnější a k pravému méně významná). Pokud je místo pro podpis vyznačeno linkou (na formulářích s předtiskem místa pro razítko), umístí se na linku. Podpis přes razítko, pod ním nebo nad ním či těsně vedle něho je z profesionálního hlediska zásadní chybou.

Podpis a použití razítka na běžných dokumentech

Na dokumentech, kterými nejsou osvědčovány důležité skutečnosti (korespondence, zprávy, hlášení apod.) je možné použít podélné (hranaté) firemní razítko. Pravidla pro jeho použití a pro připojení podpisu jsou stanovena technickou normou (ČSN 01 6910:2014).

Podle požadavku normy se razítko společně s podpisem umísťují vlevo. Jestliže je datum podepsání dokumentu (vždy má být uvedeno datum podepsání, nikoliv jeho vyhotovení) umístěn vpravo, také razítko a podpis mohou být vpravo. Umisťují se pod sebe v tomto pořadí: asi tři řádky pod textem razítko, pod ním vlastnoruční podpis a pod ním nezkrácené jméno a příjmení vytištěné tiskárnou počítače s dosaženými tituly (neproloženě), které jsou na další řádce doplněny i funkcí. Vždy se nejprve uvádí jméno a za ním příjmení. Razítko nesmí nikdy podpis překrývat.

Při umístění razítka a podpisu vlevo se jméno a funkce píší zároveň od levé svislice. Při umístění podpisu vpravo se funkce píše pod jméno a příjmení na jejich střed nebo od stejné svislice jako jméno a příjmení (většinou se v praxi používá tento způsob). Je-li v dopise adresa uvedena vpravo, podpis umístěný vpravo se přednostně zarovnává od stejné svislice jako řádky adresy.

Jsou-li na listině dva podpisy, podepisuje se vlevo funkčně vyšší zaměstnanec (například ten, kdo dokument schválil), vpravo funkčně nižší (ten, kdo jej zpracoval). V případě, jsou-li zaměstnanci funkčně na stejné úrovni, podpisy se uvádějí v abecedním pořadí. Je-li podpisů více, umísťují se vždy dva vedle sebe. Mezi jednotlivými dvojicemi se zpravidla vynechává mezera o výšce tří až čtyř řádků. V případě lichého počtu se poslední podpis píše na střed. Všechny podpisy se zarovnávají jednotně. Jedná-li se o podepsání dokumentu dvěma společnostmi, například o smlouvu, umísťuje se vpravo podpis firmy nebo společnosti, která dokument vyhotovila.

Jedná-li se o podpis na dokumentu, který neosvědčuje důležité skutečnosti, a který není vyhotoven jako firemní dokument (například potvrzení provedení školení na prezenční listině), je vhodné použít podélné razítko se jménem, tzv. jmenovku, kde je jméno uvedeno na prvním místě a pod ním odbornost (kvalifikace pro provedení školení), případně další údaje (ne však firemní údaje, neboť se nejedná se o firemní razítko). V tomto případě se podpis umístí nad razítko.

2017-02-03

vas_nazor_6

 

 

 

Vyhledávání