specialista bezpečnosti práce a požární ochrany

Pravidla pro psaní e-mailu

Pravidla pro adresování e-mailu

E-mail může být, na rozdíl od klasického dopisu, zaslán na několik adres najednou. Kromě adresy adresáta je možné doplnit i další adresy do položek „Kopie“ a „Skrytá“.

Adresát skryté kopie není v hlavičce uvedený. Tohoto způsobu by mělo být využíváno v případě odesílání kopie na adresu fyzické osoby – například: josef.novak@drevotechna.cz. Pokud by tato adresa byla uvedena v položce Kopie, tedy adresa se objeví i u dalších příjemců, může tak dojít k porušení souladu s GDPR. Navíc uvedení adres v položce „Skrytá“ zmenší rozsah vypisované zprávy o údaje pro adresáta nepodstatné, které, vzhledem k tomu, že jsou uvedeny v úvodu e-mailu, musí je při čtení přejít.

Položky „Kopie“ by mělo být využito v případě, kdy by v písemné korespondenci bylo uvedeno „Na vědomí“, tedy v případě, kdy jsou společně na věci, jež je předmětem e-mailu, nějakým způsobem zainteresováni.

Předmět

Nesmí se zapomenout vyplnit položku „Předmět“, která je věcí, resp. heslovitým obsahem dopisu, z listinné korespondence a objeví se jako základní informace u adresáta v oznámení o došlé poště. Pro psaní jejího obsahu platí stejné zásady.

Předmět začíná velkým písmenem a na konci se nepíše tečka. Nemá být příliš obsáhlý.

Pravidla stanovená technickou normou

Pravidla pro formální úpravu e-mailu stanovuje znění normy ČSN 01 6910:2014. Jak sama norma uvádí, úprava se vztahuje pouze na e-maily charakteru obchodních nebo úředních dopisů. Dále norma uvádí, že součástí hlavičky e-mailu je e-mailová adresa odesílatele a adresáta, předmět, popřípadě kopie a skrytá kopie. Též uvádí, že adresa odesílatele, datum a čas odeslání se vyplní automaticky.

Sdělení v e-mailu

Vlastní sdělení začíná oslovením. Úprava textu je stejná jako ve všech obchodních a úředních dopisech. Nepoužívá se však dělení slov, ani zarovnání do bloku. Doporučuje se jednotlivé odstavce oddělovat mezerou a odstavce psát od levé svislice (bez odsazení).

V textu obchodního nebo úředního e-mailu nikdy nesmí být použito tzv. úsporné gramatiky (například „o5“ = opět) ani „smajlíků“. Obdobně to platí pro e-maily zasílané fyzickými osobami právnickým osobám (žádosti, motivační dopis s životopisem atd.). Jestliže je velmi obtížné nebo technicky nemožné psát správný znak, je v textu e-mailu dovoleno nahrazovat uvozovky znakem “ nebo ‚ a pomlčku spojovníkem, popřípadě používat další nezbytná zjednodušení. Vyjma zasílání e-mailu do zahraničí, mají vždy být dodržena pravidla gramatiky včetně psaní háčků a čárek. Do zahraničí, pokud se píše v češtině, se e-mail píše bez diakritiky. Rozsáhlejší text (nad 20 řádků) se umisťuje do přílohy.

Napíše-li se část textu velkými písmeny, v elektronické komunikaci to znamená silný důraz na uvedený text. Celý text e-mailu však nemá být psán velkými písmeny, neboť to je podle Netikety (základní pravidla pro komunikaci na internetu) považováno za křik.

Zpráva se ukončuje pozdravem, za nímž se píše jméno, příjmení a funkce odesílatele. V zakončení zprávy se uvádí název a adresa odesílající organizace a kontaktní údaje odesílatele (číslo telefonu, odkaz na webové stránky atd.). K tomu lze využít automatickou funkci poštovního klienta.

Uvedení normou požadovaných údajů je vhodné, avšak nedodržení tohoto požadavku neznamená závažnou chybu, neboť lze zcela oprávněně předpokládat, že případný další kontakt bude veden pomocí e-mailu (v případě potřeby navázání komunikace jiným způsobem je většinou tento způsob vyžádán v textu zprávy) a e-mailová adresa je vždy v dopise uvedena. Tedy tyto údaje je možné chápat jako nadstandardní, které jsou pro adresáta důležité při prvním kontaktu. Pokud se však bude jednat o obchodní dopis, objednávku nebo fakturu, musí tento dopis obsahovat údaje požadované § 435 občanského zákoníku (obsahovat název společnosti, její sídlo atd.). Tyto dokumenty se většinou zasílají jako příloha e-mailu.

Přílohy

V rámci vlastního sdělení není vhodné zasílat například obrázky, grafy, tabulky. Ty by měly být uvedeny v příloze e-mailu. Samozřejmě lze jako přílohu zaslat i textové soubory, což umožňuje klasické uspořádání dopisů – průvodní list a dokument v příloze. Díky tomuto uspořádání je možné udržet vyšší grafickou úpravu dokumentů, kterou nelze v e-mailovém sdělení provést a vyhnout se tak, tolik diskutované problematice psaní e-mailů s diakritikou či bez (vlastní dopis vyhovující všem požadavkům včetně gramatiky je přílohou e-mailu).

Norma uvádí, že v případě, nepožaduje-li se, aby příjemce obsah přílohy upravoval, se preferuje formát PDF, případně PDF/A (vhodný pro archivaci).  Zaslání příloh by mělo být uvedeno v závěru vlastního sdělení e-mailu, obdobně jako v listinné podobě.

Odpověď na e-mail

Na e-mail se má odpovídat co nejdříve. Pokud k tomu není zásadní důvod, neměl by odesílatel na svou odpověď čekat déle než 48 hodin. Při několikanásobném vyměňování si e-mailů k jednomu problému (několik vzájemných odpovědí) není vhodné neustále využívat funkci „Odpověď“, ale je třeba napsat nový e-mail s odvoláním se na předcházející.

Také je důležité správně volit funkci „Odpověď všem“. Ta má být využita jen v případě, že odpověď mají opravdu obdržet všichni, kterým byl původní dopis adresován. Pokud se diskuse nad daným tématem posunula do úrovně odesilatel-adresát, má být využita funkce „Odpověď“.

Pravidla Netikety

Podle Netikety se nemá měnit text zprávy, která byla obdržena e-mailem a je posílána dalším osobám. V případě, že se jedná o osobní vzkaz, má být nejprve zajištěn souhlas autora zprávy. Zprávu je možné zkrátit a citovat pouze důležité části, ale nesmí se změnit původní význam zprávy. Dále též požaduje respektovat autorská práva k zasílaným dokumentům. Netiketa též uvádí možnosti pro zdůraznění textu. Při jejich použití je nutné mít na zřeteli, že v jednotlivých „komunitách“ jsou akceptována různá pravidla. Použití těchto pravidel v obchodní korespondenci nelze považovat za vhodné. K zdůraznění se podle Netikety využívá uzavření zdůrazňovaného textu do hvězdiček (*výraz*) nebo podtržítka v místech mezer (výraz_výraz_výraz).

Základním pravidlem Netikety pro komunikaci po internetu je: být konzervativní při odesílání a liberální k obdrženému. Neměly by být rozesílány hrubé a osočující zprávy.

2020-05-24

vas_nazor_6

 

Vyhledávání