Formální úprava nejen obchodních a úředních dopisů je uvedena v ČSN 01 6910:2014. Úpravy jednotlivých dopisů jsou rovnocenné. Je možné si zvolit tu, která nejlépe vyhovuje, a tu důsledně používat (stanovit ji jako součást firemní kultury). Jestliže se dopis vkládá do okénkové obálky, má přednost umístění adresy vpravo, ale umístění vlevo je též přípustné.
Přesné parametry pro úpravu tištěných údajů na dopisech s předtiskem odvolacích údajů (vzorový dopis č. 1) jsou uvedeny v normě – vzdálenosti od okrajů jednotlivých značek v adresovém poli, umístění řádkových či sloupcových odvolacích údajů atd.
Obchodní dopis by měl být psán v množném čísle. Výjimku tvoří případ, kdy jej píše sám majitel firmy. V některé odborné literatuře je doporučeno psát jej v jednotném čísle, resp. v čísle, které odpovídá počtu podepsaných osob.
Obdobně tomu je s uváděním titulů v oslovení. Norma jako možné oslovení uvádí Vážený pane inženýre, pokud je adresát držitelem tohoto titulu. Můžete se však setkat se stanoviskem, jež vychází ze zásady „každou informaci poskytnout v dopise pouze jednou“, že se v oslovení uvádí pouze Vážený pane, neboť titul je již uveden v adrese.
Vzory možných úprav nejen obchodník a úředních dopisů, ale též i osobního dopisu vedoucího zaměstnance a dopisu fyzické osoby právnické osobě naleznete zde.
